Определите, что оставить в тексте
В основной текст обычно помещают таблицы и рисунки, без которых нельзя понять ход практики, результаты наблюдений, расчётов или анализ деятельности организации. Каждый объект должен быть связан с абзацем, где объясняется, что показывают приведённые данные.
Большие формы документов, объёмные исходные данные, несколько однотипных таблиц и материалы, которые перегружают страницу, разумно вынести в приложения. В тексте для них оставляют ссылку на соответствующее приложение.
- Таблицы подходят для числовых данных, сопоставления показателей и перечней с одинаковыми графами.
- Рисунки используют для схем, диаграмм, графиков, фотографий и иных иллюстраций.
- Не стоит дублировать одни и те же данные одновременно в таблице и на диаграмме без объяснения, зачем нужны оба объекта.
Пронумеруйте и подпишите таблицы
Таблицы нумеруют сквозно либо в пределах раздела. Один способ нужно сохранить во всём отчёте: при сквозной нумерации используют «Таблица 1», «Таблица 2», а при нумерации по разделам — «Таблица 2.1», «Таблица 2.2».
Подпись ставят слева над таблицей в форме «Таблица 1 — Название». Название должно сообщать, какие данные приведены, за какой период и по какому объекту, если это не ясно из контекста.
- Перед таблицей в тексте помещают ссылку: «Данные представлены в таблице 1».
- После таблицы нужен краткий вывод, если цифры требуют интерпретации.
- Если данные взяты или рассчитаны по материалам организации, источник либо основание расчёта указывают так, как предписывает методичка.
Оформите рисунки и ссылки на них
Иллюстрации подписывают снизу по центру в форме «Рисунок 1 — Название». Для рисунков также выбирают сквозную нумерацию либо нумерацию в пределах раздела и не смешивают способы.
Рисунок располагают после первого упоминания или на следующей странице, если он не помещается. В тексте используют конкретную ссылку: «На рисунке 1 показана структура организации» или «Динамика отражена на рисунке 2.1».
Если рисунок составлен на основе чужого материала, под ним или в подписи приводят источник в принятом кафедрой формате. Самостоятельно подготовленные схема или диаграмма тоже должны иметь понятное название.
- Подпись не заменяет поясняющий абзац в тексте.
- Оси диаграммы, условные обозначения и единицы измерения должны быть читаемыми.
- Не вставляйте скриншоты с неразборчивым текстом и служебными панелями программ.
Перенесите крупную таблицу или вынесите материал
Если таблица не помещается на одной странице, её переносят на следующую страницу. Над продолжением помещают обозначение «Продолжение таблицы 1», а шапку таблицы повторяют, чтобы графы можно было прочитать без возврата на предыдущую страницу.
Таблицу, которую неудобно читать даже после переноса, лучше оформить приложением. Приложения обозначают прописными буквами русского алфавита начиная с А; буквы Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ не используют.
В основном тексте остаётся отсылка, например: «Полные сведения приведены в приложении А». Приложение имеет собственный заголовок и входит в сквозную нумерацию страниц отчёта.
- Не разрывайте строку с одним показателем между страницами, если этого можно избежать.
- Не уменьшайте шрифт в таблице до нечитаемого размера только ради размещения на одной странице.
- Не помещайте в приложение материал, на который нет ссылки в отчёте.
Порядок действий
-
Отберите материалы
Оставьте в основной части только данные, на которые опираются выводы по практике; объёмные формы и массивы данных подготовьте для приложений.
-
Выберите нумерацию
Определите сквозной порядок или нумерацию в пределах разделов и применяйте его ко всем таблицам отдельно от рисунков.
-
Составьте названия
Укажите в названии содержание объекта, период, единицы или объект практики, если без этого подпись непонятна.
-
Разместите ссылки в тексте
Упомяните каждую таблицу и каждый рисунок до или в момент их размещения, чтобы было ясно, зачем они приведены.
-
Проверьте переносы и приложения
Повторите шапку у перенесённой таблицы, добавьте «Продолжение таблицы ...» и поставьте ссылки на все приложения.
Пример оформления подписи и ссылки
В таблице 2 представлены показатели выполнения работ за период практики.
Таблица 2 — Выполнение работ организации за период практики
На рисунке 1 показана последовательность обработки заявок.
Рисунок 1 — Последовательность обработки заявок
Частые ошибки
- Подпись таблицы ставят под ней, а подпись рисунка — над ним. Для отчёта эти места должны быть обратными: таблица подписывается сверху, рисунок — снизу.
- Таблицы нумеруют сквозным способом, а рисунки в пределах разделов без установленного правила. Разные способы для таблиц и рисунков допустимы только если это прямо установлено методичкой.
- В текст вставляют таблицу или диаграмму без ссылки и пояснения. Проверяющему приходится самостоятельно догадываться, какую мысль подтверждают данные.
- При переносе таблицы на следующую страницу не повторяют шапку и не ставят отметку «Продолжение таблицы ...». В результате невозможно понять значение граф на второй странице.
- В приложение выносят документы, расчёты или таблицы, на которые отчёт не ссылается. Такой материал выглядит случайным и не связанным с практикой.
Проверьте перед сдачей
- У каждой таблицы есть номер и подпись слева над ней.
- У каждого рисунка есть номер и подпись по центру под ним.
- Способ нумерации одинаков для всех таблиц и отдельно последователен для всех рисунков.
- На каждую таблицу, рисунок и приложение есть ссылка в основном тексте.
- Название позволяет понять содержание материала без чтения соседнего абзаца.
- У перенесённой таблицы повторена шапка и указано продолжение.
- Объёмные документы и исходные данные вынесены в приложения, а не уменьшают читаемость основного текста.
Требования кафедр к нумерации, источникам под таблицами и составу приложений могут расходиться, поэтому методичку своего вуза нужно проверить обязательно.